Достаточно часто в деятельности коммерческих организаций встречается ситуация, когда у организации имеется задолженность перед ней контрагентов, эта задолженность длительное время учитывается на балансе, и явно не отрицается контрагентом. Однако, когда организация обращается в суд, суд отказывает во взыскании такой задолженности.
Причиной такого отказа, в достаточно большом числе случаев, является неправильное или не надлежащее оформление документов, подтверждающих задолженность. В основе неправильного оформления, лежат как недостаточная юридическая осведомленность предпринимателей, так и обычная невнимательность или небрежность персонала.
Потери от неграмотного (небрежного) обращения с документами, могут быть весьма ощутимыми для компании. Вместе с тем, организация системы учета документов и обучение персонала надлежащему с ними обращению не требует больших затрат.
В настоящей статье, мы затронем вопросы таких этапов процедуры взыскания долгов, как проверка документального подтверждения задолженности и досудебного урегулирования. Данные этапы предшествуют обращению в суд.
Указанные вопросы, в целях упрощения изложения, будут рассмотрены на примере организации – продавца товаров, хотя приведенные рекомендации могут использоваться и в других областях предпринимательской деятельности. (Применительно к целям настоящей статьи, под организацией - продавцом понимаются оптовые поставщики и иные продавцы, реализующие товары в коммерческом обороте.)
Как утверждает популярная последнее время поговорка: в России платит только пугливый. А непугливых становится все больше и больше. По нашему мнению, основанному на опыте взыскания, разного рода меры, не связанные с возможностью проведения принудительных процедур государственными органами (судебными приставами-исполнителями) являются либо мало эффективными либо откровенно криминальными.
То есть, долг, не подкрепленный решением суда (исполнительным документом) – долгом не является. А судебное решение может быть получено только на основании надлежащим образом составленных документов.
Случаи получения положительного решения суда по документам, не оформленным надлежаще, нами рассматриваться не будут, как «идеологически вредные», так как единичные случаи мастерства юристов, представительствующих в судах, не должны рассматриваться в качестве гарантии возмещения потерь от отсутствия грамотно выстроенной системы управления дебиторской задолженностью.
Задачей этапа проверки документального подтверждения задолженности является выявление документов с пороками оформления, с целью дальнейшего их возможного исправления до обращения в суд.
В нашем случае, применительно к выбранной в качестве примера организации-продавцу, основным документом, подтверждающим возникновение дебиторской задолженности является документ, подтверждающий передачу товара контрагенту. Именно с передачей товара контрагенту Закон, в общем случае, связывает возникновение права требования его оплаты.
В рассматриваемом случае это будут либо унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций, предусмотренные Постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. N 132 (наиболее распространенной является товарная накладная по форме № ТОРГ-12) либо документы, не предусмотренные в альбомах унифицированных форм (например, акт приема-передачи товара).
Несмотря на то, что применение последних может вызывать определенные нарекания со стороны налоговых органов, они с успехом могут быть использованы при судебном разбирательстве. При составлении документов, не предусмотренных альбомами унифицированных форм, целесообразно руководствоваться положениями пункта 2 статьи 9 ФЗ от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", согласно которой такие документы должны содержать:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц
Наиболее распространенными пороками оформления документов являются:
1. Отсутствие подписи или отсутствие расшифровки подписи лица действовавшего от имени контрагента.
2. Подписание документа от имени контрагента неуполномоченным лицом.
3. Составление сторонами документа, из содержания которого невозможно установить содержание действий сторон или размер задолженности.
Пороки оформления являются следствием, как юридической неграмотности персонала компании, так и недобросовестного отношения к исполнению своих должностных обязанностей. С целью недопущения ненадлежащего оформления целесообразно внести соответствующие положения в должностные инструкции работников, ответственных за передачу товара и оформление документов.
Например, при передаче товара, в целях дальнейшего облегчения мероприятий по взысканию задолженности, представляется полезным соблюдение следующих правил:
1. Необходимо удостовериться в наличии полномочий у лица, получающего товар от имени контрагента, с сохранением подлинника доверенности или копий соответствующих приказов, а так же копии паспорта или иного документа удостоверяющего личность;
2. Не допускать передачи товара лицам, не имеющим надлежаще оформленных документов подтверждающих полномочия (доверенностей)
3. Сотрудник компании, ответственный за оформление документов обязан лично наблюдать выполнение подписи и расшифровки подписи на документе сотрудником контрагента, уполномоченным на получение товара;
4. Если в компании несколько сотрудников производят отпуск товара, то в целях персонификации дальнейшей ответственности целесообразно на документах делать отметку кем из них отпущен товар и составлен документ.
В случае, когда при предварительном мониторинге документов, подтверждающих задолженность, в документах выявлены пороки, необходимо предпринять меры по их устранению. Как правило, это направление писем и получение от контрагента дополнительных документов, которые впоследствии могут быть использованы в качестве письменных доказательств. При осуществлении таких мер необходимо соблюдать определенную осторожность, чтобы у должника не возникло подозрения, о намерениях компании на судебное взыскание долга.
Пример: должник произвел частичную оплату товара, полученного по не подписанной им товарной накладной, т. е. есть все основания говорить о признании им факта получения товара, не зависимо от того, кем была и была ли подписана такая товарная накладная (п.2 ст.183 ГК РФ). Однако, если из платежного поручения не явствует, что произведена оплата именно этой накладной, доказать признание такого факта будет труднее. Проблема может быть исправлена направлением в адрес должника письма с просьбой указать в счет оплаты чего должны быть засчитаны перечисленные денежные средства.
Уточнения и исправления, а так же дополнительные документы, достаточно безболезненно могут быть истребованы у контрагента под весьма благовидным предлогом – яко бы проведением налоговой проверки или просто необходимостью приведения в порядок бухгалтерской отчетности.
Необходимо учитывать, что предъявление претензий по оплате или обращение в суд приводит, как правило, к дальнейшей невозможности получения от контрагента каких-либо дополнительных подтверждений долга. Следовательно, до момента начала судебной стадии взыскания необходимо внести все необходимые исправления и дополнения в имеющуюся документацию.
В ограниченном объеме настоящей публикации затруднительно рассмотреть все многообразие вариантов пороков документов, подтверждающих задолженность, встречающихся на практике и способов устранения таких пороков. Однако, хочется надеяться, что приведенные рекомендации могут быть использованы при построении системы управления дебиторской задолженностью в конкретных компаниях.
Андрей Геннадьевич Коршунов
Преподаватель НОУ ЦО «Альтернатива МКТА»
P.S. Автор будет благодарен всем желающим поделиться опытом в сфере построения систем управления дебиторской задолженностью и взыскания долгов.
